Debido a que las organizaciones son cada vez más complejas es preciso contar con numerosos canales de comunicación para que la información pueda ser dirigida hacia arriba, hacia abajo y lateralmente dentro de la estructura de la empresa.
Obviamente que muchas de estas herramientas de comunicación las vamos a encontrar en empresas chicas mientras que otras las podemos encontrar sólo en medianas y grandes organizaciones, ya que debido a la magnitud que tienen estas últimas hay algunas vías que son mas adecuadas que otras para llegar a tanta cantidad de personas.
Dichas herramientas bien utilizadas y desarrolladas de forma profesional, nos pueden otorgar una gran ventaja competitiva para la empresa.
Algunas de las cuales hablamos son:
- Revista Interna
Consiste en una publicación que se emite y se distribuye a todos los empleados de la compañía periódicamente en donde se reúne información general inherente a la empresa. Dentro de ella se puede encontrar: historia de la organización y su evolución, descripción de algún sector en particular, ascensos y cambios de puestos de trabajo, novedades de la empresa, entrevistas a algún empleado con trayectoria laboral dentro de la organización, acontecimientos personales (como ser nacimientos, casamientos, etc.)
Una vez que es emitida por primera vez es importante que se mantenga la periodicidad de la distribución de manera que sea esperada por los empleados y se logre establecer una relación entre ambos. Esta herramienta también es denominada “newsletter”. - Carteleras Informativas
A través de ellas también se dan a conocer novedades y acontecimientos de la empresa. Las mismas deben estar ubicadas en lugares estratégicos donde la mayor parte de la organización tenga acceso y deben ser cuidadas estéticamente. Al igual que la revista interna, la información que se exhiba debe ser renovada periódicamente. - Correos Electrónicos
Es una herramienta que cada vez tiene más utilidad dentro de las organizaciones y que fue reemplazando con el correr del tiempo a los memorandos y las cartas. Se trata de un sistema mediante el cual los empleados de la compañía pueden comunicarse entre sí a través del envío de mails mediante sus computadoras personales las cuales están conectadas a una red. La ventaja de utilizar esta herramienta es que con un solo envió podemos notificar en un mismo momento de algún acontecimiento a un numeroso grupo de empleados que no necesariamente se encuentran en un mismo lugar físico. La desventaja es que es un medio limitado, ya que por lo general no todos los empleados tienen acceso a estos medios tecnológicos. - Reuniones Periódicas del sector
Las cuales están organizadas por el jefe del sector y concurren todos sus subordinados para hablar acerca de los resultados del mes del área. Este tipo de reuniones facilitan el dialogo y fomentan las relaciones personales, se da lugar a la emisión de opiniones, comentarios y sugerencias. La desventaja es que cuando no están determinados de antemano los temas a tratar puede resultar una pérdida de tiempo.
Pero este tipo de reuniones no sólo se producen entre jefes y subordinados, también se planifican en distintos niveles jerárquicos.
Muchas veces dichas reuniones se organizan en lugares alejados y desconectados del lugar de trabajo o desayunos de trabajo. - Buzón de sugerencia
Es otra herramienta de comunicación participativa, debido a que se les da lugar a los empleados a proponer ideas y sugerencias inherentes a la empresa.
Para que esta herramienta funcione con éxito es primordial contar con un comité que sea quien evalúe las propuestas recibidas. En el caso de aquellas sugerencias que son aceptadas distribuirlas a quien corresponda para darle curso y las que no conservarlas para futuro o desecharlas. Para fomentar la participación es importante brindar algún tipo de agradecimiento a la persona que haya presentado aquella sugerencia viable. - Manual de ingreso
Es un compilado de información que se les entrega a todas aquellas personas que ingresan a trabajar en la compañía con el propósito de que conozcan la misma. Dentro de él se puede encontrar información acerca de la empresa en general, como ser: datos históricos sobre la organización, su filosofía y su cultura, las políticas, reglamentos y normas internas de la compañía. También puede contener información más específica del sector en el cual ingresa, como ser el organigrama, horarios a cumplir, normas internas del sector, etc.
Para que cualquiera de estas herramientas puedan ser utilizadas con eficiencia dentro de cualquier organización es fundamental como primera medida que la empresa cree un ambiente de confianza donde cada uno pueda decir lo que piensa y sea escuchado. Donde la organización, ante la información que obtiene por parte de sus integrantes, pueda actuar sobre las mismas para lograr el cambio apropiado. Para que luego los integrantes de ella estén abiertos a la participación y no sientan que su aporte ha sido en vano.
Para ello la empresa también debe poner a disposición oportunidades y medios para que los empleados se comuniquen abiertamente e inculcarles que la comunicación constituye la esencia de la empresa y de la vida en sí misma.
“En la empresa, la vieja creencia indica que la información significa poder, y entonces cada uno la atesora. Pero en una empresa exitosa el verdadero poder es compartir la información”.
Peter Drucker
Elaboración y Redacción: KOIWE Recursos Humanos
