En la vida cotidiana de cualquier individuo como también en el ámbito laboral por el cual le toca transitar, el concepto de "organización" es uno de los más empleados.
En el diccionario de la Real Academia Española encontramos como definición de organización al efecto o acción de disponer las cosas de forma ordenada.
En el ámbito organizacional, se define con el mismo término al conjunto de personas que movilizan y coordinan sus esfuerzos intentando conseguir una finalidad y un objetivo común dentro de un entorno dinámico que la rodea mediante la existencia de un sistema de autoridad, de un sistema de comunicación y de procedimientos formales con el apoyo de un grupo de miembros coordinados relativamente estable a través de la división de funciones y del trabajo.
Ejemplos de ellas pueden ser: empresas, hospitales, bancos, iglesias, cárceles, escuelas, universidades, departamentos policiales, etc.
Una organización está formada por:
- Elementos internos: dentro de ellos encontramos a los recursos humanos, recursos financieros y recursos materiales.
- Elementos externos: entre ellos podemos nombrar a los clientes y usuarios, proveedores, acreedores, competidores, etc.
También influyen otros factores externos a la organización como ser los económicos, políticos, tecnológicos, culturales y geográficos.
En su concepción, cualquier organización debe tener presente cual es su finalidad, cuales son sus objetivos, adonde quiere llegar. Chiavenato enumera cinco objetivos naturales de una empresa (sea cual fuese su actividad), los cuales son importantes destacar:
- Satisfacer las necesidades de bienes y servicios de la sociedad.
- Proporcionar empleo productivo para todos los factores de producción.
- Aumentar el bienestar de la sociedad mediante el uso racional de los recursos.
- Proporcionar un retorno justo a los factores de entrada.
- Crear un ambiente en que las personas puedan satisfacer sus necesidades humanas básicas.
Así queda demostrado que una organización no solo debe tener en cuenta su misión sino también todas aquellas demandas que se producen en el ambiente interno y externo a ella, lo que permitirá que la empresa tenga continuidad en el tiempo.
No existe ninguna organización que sea igual a otra. Esto es debido a que cada una va a estar formada por aquellos puestos que sean de utilidad y que contribuyan a alcanzar los objetivos que ellas mismas se hayan establecido. Cada puesto debe tener delimitada las tareas que le competen, al igual que las responsabilidades y la autoridad, en caso de que correspondiese. Ello ayudará a que cada individuo tenga definido su rol, logrando que su desempeño sea más eficiente, dando lugar a la especialización y al perfeccionamiento en el trabajo.
Cada compañía va a construir una estructura organizacional de acuerdo al producto o servicio que brinde, a la magnitud de la empresa, a la cultura por la cual se rija, a la tecnología que utilice, o a la estrategia de negocio que elija para ser la más competitiva. Aun así, todas las organizaciones cuentan con tres niveles organizacionales:
- Nivel institucional: Conforman el máximo nivel de la organización. Allí es donde surgen las decisiones y las estrategias para poder cumplir con los objetivos. En este nivel podemos encontrar a los propietarios, directivos y accionistas.
- Nivel intermedio: Son el nexo entre el nivel institucional y el operativo. Son quienes les dan a conocer al nivel operativo las decisiones que se toman en el máximo nivel de la organización.
- Nivel operativo: Conforman la base de la organización, formada por todas las líneas operativas. Allí se ejecutan las tareas y las operaciones demandadas por el nivel intermedio.
El organigrama es una herramienta que nos permite visualizar claramente a una organización en su totalidad. Es una representación de la estructura de la empresa, que al mismo tiempo representa los diversos elementos del grupo con sus relaciones respectivas. Más específicamente nos muestra cada área con sus pertinentes niveles de supervisión, todos los puestos que forman la organización, los canales formales de comunicación, las líneas de autoridad y de responsabilidad, las relaciones entre los distintos puestos existentes.
Esta herramienta para el área de Recursos Humanos es muy valiosa, ya que al tener toda la visión de la estructura organizacional nos permite analizar la administración de sus remuneraciones, cada puesto con sus descripciones y análisis de cargos en comparación con otros de su misma jerarquía, cada puesto en relación a su desarrollo de carrera o cuadros de reemplazo que se pueden contemplar.
También existen otros documentos en las empresas que se utilizan para lograr una mayor organización. A algunos de ellos tienen alcance todos los empleados y a otros no ya que tienen contenidos de diferentes índoles. Podemos nombrar entre ellos a los estatutos, documentos contables, manuales de procedimientos, informes, etc.
Tipos de organizaciones
Existen varios modelos de organizaciones. Los miembros directivos de cada una de ellas, de acuerdo a la estrategia de la empresa y al entorno en el cual los miembros de la organización deban llevar a cabo dicha estrategia, optarán por uno u otro modelo. Veamos algunos de ellos.
Organización Formal:
Es la que encontramos reflejada en los organigramas, donde constan todos los niveles que forman parte de la compañía. Es una organización planeada y basada en una división del trabajo racional.
En ella la autoridad y la responsabilidad de cada uno de los puestos está bien definida.
Esta formalidad permite comunicaciones mas efectivas, conocer los puestos superiores al que cada empleado ocupa con el fin de saber cual puede ser su desarrollo dentro de la empresa, conocer como esta formada la compañía a la cual pertenecen, etc.
Organización Informal:
Es aquella organización que se constituye a partir de relaciones de amistad o de relaciones sociales entre personas que se encuentran situadas en el marco de una organización formal. Este tipo de organizaciones no aparecen en ningún organigrama o documento formal de la empresa, ya que surgen de manera natural y espontánea.
Organización Lineal:
Es la estructura más simple y más antigua. Es común encontrarla en organizaciones pequeñas que recién están comenzando a desarrollarse o en aquellas donde sus tareas son muy rutinarias.
Este tipo de organizaciones la encontramos representada en forma piramidal, donde a medida que avanzamos en la escala jerárquica encontramos menos puestos. En ella está muy delimitada la autoridad (que obviamente es lineal), los canales de comunicación, las decisiones y las responsabilidades.
Este tipo de empresas no son muy recomendables en los tiempos que vivimos debido a los cambios a los que nos expone el contexto hoy en día. Las personas que forman parte de ella tienen un perfil generalista, no dando lugar a la especialización en ningún tipo de tareas. Otra desventaja es el manejo que se utiliza dentro de ella, el cual puede convertirla en una organización de tipo autoritaria, rígida e inflexible.
Organización Funcional:
En ella existe un gerente general al cual reportan todos aquellos puestos que cumplen las diferentes funciones de la empresa.
A diferencia de la organización lineal ésta hace hincapié en la especialización de las tareas. Las decisiones se delegan, la autoridad es otorgada a aquel que tiene conocimientos y las comunicaciones son directas entre los diferentes niveles jerárquicos.
Este tipo de organizaciones crean un ambiente de competencia y de conflicto entre los diferentes especialistas, ya que cada uno da su punto de vista de acuerdo al sector al cual pertenece y a sus conocimientos.
Organización por Comités:
Los comités están formados por miembros de la compañía, cuyo objetivo es resolver y tomar decisiones en conjunto sobre aquellas cuestiones que la organización le asigne a su cargo. Este permite que las soluciones obtenidas sean más objetivas y que las mismas no sean responsabilidad de una sola persona, sino del comité en su conjunto.
Estos comités de acuerdo a la función que tengan asignada se pueden clasificar en: directivo, ejecutivo, de vigilancia y consultivo.
La lentitud en las decisiones que se toman es la mayor desventaja de este tipo de organizaciones.
Organización Matricial: (basado en Org. Matricial Jaime Maristany)
La matriz es una organización que cuenta con un líder. Esta compuesta por personas de diferentes especialidades y se reúnen para la concreción de un proyecto, siendo útil ésta para el lanzamiento de nuevos productos o innovaciones que requieran de varios sectores de la empresa. El equipo está formado entre dos y seis personas, el mismo no cuenta con un líder. El equipo es una entidad diferente de la matriz. Cada uno de sus integrantes aporta sus conocimientos a un proyecto por un período corto de tiempo. Si uno de los especialistas del equipo se convierte en líder u otra mención que signifique alguna forma de superioridad ante el resto entonces la organización se convierte en matricial. Tanto la organización matricial como el equipo es importante que se disuelvan una vez terminados los proyectos, de lo contrario entorpecen el funcionamiento de la propia empresa.
La mayor ventaja de este tipo de organización es el intercambio de experiencia que se genera entre especialistas.
Elaboración y Redacción: KOIWE Recursos Humanos
